In 4 Etappen zur Automation
Ein Leitfaden auf dem Weg zur Marketing Automation Software
Die Frage, ob eine Marketing Automation Software relevant ist, stellt sich meist nicht mehr - eher, welche die geeignetste Lösung dafür ist. Marketer arbeiten mit einzelnen Tools, wie Newslettersystemen oder Webshops, doch nicht immer sind diese optimal miteinander verzahnt; und damit stellen sie keine ganzheitliche Lösung dar. In diesem Blogbeitrag lesen Sie, worauf Sie beim Weg zur Marketing Automation achten sollten - von der Suche bis zur Einführung.
Etappe 1: Der Zukunfts-Workshop
Holen Sie die wichtigsten Entscheidungsträger:innen auf einen Tisch und geben Sie dem Termin einen klingenden Titel - wie Zukunftsworkshop oder noch besser Zukunftswirk(!)shop (Tobias Voigt©) - da steckt nämlich das so wichtige WIR (Marketing Automation muss eine strategische Wir-Entscheidung sein) genauso drinnen wie BE-WIRKEN.
Marketing Automation heißt Digitalisierung von Marketingaktivitäten - damit ist es ein Zukunftsthema mit Relevanz, im Zuge dessen es um einen Change- und Transformationsprozess im (gesamten) Unternehmen geht.
In diesem ersten Arbeitstermin soll eine Standortbestimmung erarbeitet werden, u.a. um herauszufinden, wo das Unternehmen aktuell steht und wo es hinmöchte. Erarbeiten Sie dabei im Team diese und ähnliche Fragestellungen:
- Marketing & Sales
Wie definieren Marketing und Vertrieb einen "qualifizierten“ Lead; Gibt es zwischen den Bereichen eine enge Zusammenarbeit und stetige Abstimmung; Können die Marketing- und Vertriebsziele durch den Einsatz von Marketing-Automation besser erreicht werden?
- Kundenpolitik
Welche Zielgruppen gibt es, welche Buyer Personas (vorausgesetzt, sie wurden bereits definiert), und gibt es dazu ein gemeinsames Verständnis; Besteht ein Mindset, bei dem aus der Sicht der Zielgruppen (Buyer Personas) gedacht wird - oder dominiert die Kampagnenorientierung; Sind die Präferenzen der Kund:innen und deren Kauf- und Suchverhalten bekannt; Sind die Kundenanforderungen entlang der Customer Journey bekannt; Wie komplex ist die Kaufentscheidung und wie intensiv müssen sich die Entscheider:innen damit beschäftigen; Inwieweit gibt es eine nutzenorientierte Kunden-Kommunikation; Wie hoch ist generell der Informations- und Orientierungsbedarf bei den Kund:innen im relevanten Markt?
- Stellenwert & Marketing Authority
Wird die Unternehmensleitung hinter der strategischen Initiative stehen; Verfügt das Marketing über einen genügend hohen Stellenwert, um Marketing-Automation einzuführen; Welche Unternehmenskultur wird im Unternehmen gelebt; Wie interagieren Marketing, Vertrieb, Service und IT miteinander?
- Marketingbudget
Sind die finanziellen Mittel für den MAS-Einsatz vorhanden?
- Unternehmensinterne Themen
Gibt es Spezialisten für die Implementierung und den Betrieb der Systemlösung; Technisches Ökosystem: Verfügt das Unternehmen bereits über ERP-, CRM- und BI-Systeme; Inwieweit ist das Unternehmen in der Digitalisierung und der Nutzung von cloudbasierten Systemen bereits erfahren; Wie viel Wissen gibt es im Unternehmen (Marketing) zu Prozessautomation, Content-Marketing und Datenanalyse?
Zur Vertiefung könnte es eigene Workshops geben, die wichtige strategische Marketingthemen betreffen:
- Konzeption (Evaluation) der Customer Journey beim Omni-Channel-Ansatz - mehr lesen
- Identifikation der relevanten Customer Touch Points - mehr lesen
- Erstellung von Buyer Personas - mehr lesen
Etappe 2: Der Anforderungs-Workshop
In Etappe 1 wurden wesentliche Themenfelder bearbeitet, die schließlich für die Erstellung der Anforderungen wichtig sind und damit die Beantwortung der Fragen: Was brauchen wir und was wollen wir?
Eingeladen wird, wer Entscheidungsrelevanz hat und generell, wer Teil des Projektteams sein möchte - schließlich braucht es gerade bei diesem Transformationsprozess motivierte Teammitglieder:innen, die in weiterer Folge auftretende Hemmnissen und Widerständen mit positiver Stimmung entgegen treten können.
Tätigkeiten im Vorfeld können sein:
- Aufbereitung der Ergebnisse des Zukunfts-Workshops
- Definition des Projektteams
- Einladung und ggf. Überzeugung der Projekt-Teammitglieder:innen vom Thema
- Versand eines Fragenkatalogs an die Teammitglieder:innen, Ausarbeitung der Antworten
- Vorbereitung von groben Anforderungen
Ad Punkt 4: Zeitsparend könnte die Versendung eines schriftlichen Fragenkatalogs sein. Indem die beantworteten Fragen vorab ausgewertet werden, würde dies den weiteren Prozess stark verkürzen.
Die Inhalte des Anforderungswokshops sollten zum Beispiel diese Punkte umfassen:
- Das Erheben, Dokumentieren und Priorisieren der Anforderungen.
- Die Verteilung von Aufgaben (Tasks) und Entscheidungsbefugnissen (Leads, Topic Owners).
- Die Erstellung eines Zeitplans und Fristen.
- Die Einigung auf die nächsten Projektschritte.
Etappe 3: Die Marktübersicht
Im dritten Schritt stellt sich unter Berücksichtigung der definierten Anforderungen die Frage, welches System sich am besten für das Unternehmen eignet. Nachdem es mittlerweile mehr als 9.000 Anbieter:innen diverser Lösungen gibt, empfiehlt sich ein unabhängiger Marktvergleich. Hier bieten diverse Unternehmen unabhängige Kosten-/Nutzen-Vergleiche an, zum Beispiel das darauf spezialisierte Unternehmen markenmut. Danach werden wie üblich Anforderungskataloge an Anbieterfirmen weitergegeben, Angebote eingeholt und Systeme ansatzweise getestet.
Etappe 4: Die Entscheidung
Mit der Entscheidung für eine Lösung ist eine wichtige Hürde genommen und nun stellen sich weitere Fragen, nämlich:
- Wie schaffen wir den perfekten Übergang vom alten zum neuen System und
- wie bringen wir alle Inhalte und Bilderwelten in ein System - und das vereinheitlicht und CI-konform?
Meine wichtigsten Empfehlungen in diesem Zusammenhang sind:
- Machen Sie sich gleich von Beginn an mit den Schnittstellen zu und zwischen den einzelnen Kanälen und Tools vertraut. Heben Sie sich das nicht für später auf!
- Passen Sie den Content (rechtzeitig) CI/CD-gerecht auf und erstellen Sie alle Vorlagen für die automatische Produktion.
- Nutzen Sie das Angebot von externen Berater:innen und Agenturen, die auf Marketing Automation spezialisiert sind, denn Sie ersparen sich dadurch im Endeffekt viel Zeit, Budget und Nerven!
Benötigen Sie Unterstützung bei Ihren Marketing Automation-Überlegungen? Dann stehe ich Ihnen gerne als externer Consultant und Sparringspartner zur Seite.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Ingrid Winkler, Juni 2022